11.07.2016

Abläufe in der Arztpraxis optimieren und damit Zeit und Geld sparen

In etwa 50 Prozent der Fälle ist ein organi­satorisches Defizit verantwortlich, wenn in einer Arztpraxis Hektik oder Stress entstehen.1 Mit einem besseren Management schonen Sie aber nicht nur Ihre Nerven, sondern auch Ihren Geldbeutel. So lässt sich beispielsweise durch eine umfassende Organisationsoptimierung der Gewinn einer Praxis um bis zu 25 Prozent steigern1. Welche Fehler im Praxismanage­ment gibt es und wie kann man sie vermeiden?

Patienten warten in einem Wartezimmer bis der Arzt sie abholt.

© RoBeDeRo / iStock

Der niedergelassene Arzt hat Aufgaben, die weit über die Patientenversorgung hinausgehen und oft nicht mehr viel mit seiner ursprünglichen Ausbildung zu tun haben. Der Praxisinhaber ist nämlich nicht nur Arzt, sondern gleichzeitig auch Arbeitgeber und Praxismanager. Meist bringen diese nichtärztlichen Tätigkeiten aber viel Arbeit mit sich, für die kaum genügend Zeit bleibt. Erfahren Sie hier, wie Sie Fehler im Praxismanagement vermeiden können und wo Sie kompetente Unterstützung finden.

Delegieren Sie an externe Dienstleister

Viele Ärzte scheuen sich davor, Arbeiten an andere abzugeben. Selbst unliebsame Aufgaben machen sie häufig selbst. Dabei dürfte den meisten Praxisinhabern schon nach kürzester Zeit klar geworden sein, dass die Fächer Betriebswirtschaftslehre und Steuer­recht während des Studiums zu kurz gekommen sind. Wenn der Arzt genug Zeit für seine Patienten haben möchte, sollte er daher nicht versuchen, alles selbst zu bewältigen. Alles, was externe Dienstleister besser und kosteneffizienter können als Sie, sollten Sie delegieren.2 Ab einer gewissen Praxisgröße kann sich auch die Einstellung eines Praxismanagers lohnen.3

Schöpfen Sie das Potential Ihrer Mitarbeiter aus

Auch ihre medizinischen Fachangestellten können Sie möglicherweise mehr unterstützen, wenn Sie in Ihre Weiterbildung investieren. Es gibt zahlreichen Angebote, von denen Ihr gesamtes Praxisteam profitiert. Beispielsweise kann ein Versorgungsassistent Hausbesuche durchführen und er ist im Wundmanagement qualifiziert.4 Praxismanager übernehmen dagegen vor allem organisatorische Aufgaben3.

Nutzen Sie vorhandene Dienstleistungsangebote

Viele Agenturen sind bereits darauf spezialisiert, Arztpraxen bei organisatorischen Abläufen zu unterstützen. Auch bei manchen kassenärztlichen Vereinigungen kann man sich kompetente Hilfe holen. Die kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KVBW) bietet zum Beispiel Praxiscoaching, Beratung zum Qualitätsmanagement sowie zahlreiche Seminare im Bereich Praxisorganisation an.5

Planen Sie auch Zeit für unangenehme Aufgaben fest ein

Abrechnungen, Dokumentation, Qualitätsmanagement – in einer Arztpraxis fällt viel Verwaltungsarbeit an. Planen Sie von Anfang an genug Zeit für solche Tätigkeiten ein. Die Arbeit ist schneller gemacht, wenn Sie sich einen festen Zeitblock dafür freihalten, als wenn stapelweise Formulare erst kurz vor deren Fälligkeit in Nachtschichten abgearbeitet werden.6

Nutzen Sie Fehler, um aus ihnen zu lernen

Fehler passieren überall. Aber gerade im Umgang mit Patienten können sie verheerende Folgen haben. Schaffen Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Kultur, in der offen über Fehler gesprochen werden kann. Jeder Fehler beinhaltet auch die Chance, daraus zu lernen. Man sollte vor allem nicht fragen, wer Schuld hat, sondern wie es zu diesem Fehler kommen konnte.7

Kümmern Sie sich um Ihre Mitarbeiter

Gute Mitarbeiter sind ein unverzichtbarer Bestandteil einer effizienten Praxis, aber oft nur schwer zu finden.8 Haben Sie solche Mitarbeiter gefunden, dann vergessen Sie nicht, ihnen auch die entsprechende Wertschätzung entgegenzubringen. Hin und wieder ein Lob und ein respektvoller Umgangston helfen dabei, die Motivation der Mitarbeiter hoch zu halten.9 Mindestens einmal im Jahr sollten Sie zudem Vier-Augen-Gespräche durchführen, in denen Sie mit Ihren Mitarbeitern Zielvereinbarungen treffen und entsprechende Maßnahmen, die für das Erreichen dieser Ziele nötig sind, wie zum Beispiel Fortbildungen, planen.8

Treten Sie ein ins digitale Zeitalter

Moderne Technik ist inzwischen auch aus dem Praxisalltag nicht mehr wegzudenken. Nutzen Sie diese, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Onlineterminvereinbarung, Diktieren von Arztbriefen, Onlinerezeptbestellung oder digitale Patientenakten sind nur einige der Möglichkeiten, die es heutzutage gibt.1 Lassen Sie sich bei deren Einsatz allerdings vorher durch spezialisierte Unternehmen beraten, die sich auch mit den Sicherheitsaspekten auskennen.

Schaffen Sie die Möglichkeit für Patienten-Feedback

Kritik von Patienten sollten Sie ernst nehmen und gleichzeitig als wertvolle Hinweise zur Verbesserung Ihrer Praxisorganisation wertschätzen. Geben Sie den Patienten auch die Möglichkeit, Kritik anonym zu äußern, indem Sie Evaluationsbögen in Ihrer Praxis für sie zugänglich machen.10 Haben die Patienten das Gefühl, ihre Kritik nicht vorbringen zu können oder nicht ernst genommen zu werden, findet diese Kritik manchmal einen anderen Weg an die Öffentlichkeit. Verunglimpfungen der eigenen Praxis im Internet möchte niemand gerne lesen. Beugen Sie dem vor, indem Sie eine Atmosphäre schaffen, die es dem Patienten ermöglicht, seine Kritik loszuwerden. Patientenfragebögen, die Sie in Ihrer Praxis auslegen können, finden Sie beispielsweise auf den Seiten der KVBW.10

Zum Patientenfragebogen der KVBW

Quellen:

  1. Die 20 Best Practice-Ansätze „guter“ Organisation in Arztpraxen, Klaus-Dieter Thill, verfügbar unter www.ifabs.de
  2. Riedel R-R, Hansis ML, Wehrmann W et al. Wirtschaftlich erfolgreich in der Arztpraxis. 2. Aufl. Köln: Deutscher Ärzte-Verlag GmbH; 2009.
  3. Know-how für Arztpraxen, Praxisnetze und MVZs, Weiterbildung im Praxismanagement, TÜV Süd, verfügbar unter: http://www.tuev-sued.de/akademie-de/seminare-gesundheitswesen-und-medizintechnik/gesundheitswesen/praxismanagement, abgerufen am: 06.12.2015.
  4. VERAH – Aufgaben und Kompetenzen, Deutscher Hausärzteverband, verfügbar unter: https://www.verah.de/ueber-verah/werden, abgerufen am 05.12.2015.
  5. Praxismanagement, KVBW, verfügbar unter: https://www.kvbawue.de/praxis/unternehmen-praxis/praxismanagement/, abgerufen am: 06.12.2015.
  6. Zeitmanagement: Die „Aufschieberitis“ bekämpfen, Äerzteblatt, verfügbar unter: http://www.aerzteblatt.de/archiv/162883/Zeitmanagement-Die-Aufschieberitis-bekaempfen, abgerufen am 06.12.2015.
  7. Fehlermanagement erfordert Verantwortung und gründliche Analyse, KVBW,verfügbar unter: https://www.kvbw-admin.de/api/download.php?id=556, abgerufen am 06.12.2015.
  8. In Mitarbeitergesprächen wird auf individuelle Situationen eingegangen, KVBW, verfügbar unter: https://www.kvbw-admin.de/api/download.php?id=558, abgerufen am 05.12.2015.
  9. Mitarbeiterführung: Tipps für ein gutes Betriebsklima, Ärzteblatt.de, verfügbar unter: http://www.aerzteblatt.de/archiv/171047/Mitarbeiterfuehrung-Tipps-fuer-ein-gutes-Betriebsklima, abgerufen am 05.12.2015.
  10. Patientenbefragung, KVWB, verfügbar unter: https://www.kvbw-admin.de/api/download.php?id=457, abgerufen am 05.12.2015.
  11. Qualitätsmanagement (QM) Handwerkszeug statt Selbstzweck, KVBW, verfügbar unter: https://www.kvbawue.de/praxis/unternehmen-praxis/qualitaetsmanagement/, abgerufen am 06.12.2015.