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Tipps für ein gelungenes Qualitätsmanagement in Ihrer Praxis

Ein Qualitätsmanagement ist für Arztpraxen seit vielen Jahren vorgeschrieben. So mancher empfindet es als lästige Zusatzaufgabe. Dabei bietet eine gut strukturierte Praxis in vieler Hinsicht große Vorteile. Wie Ihnen die Umsetzung und Weiterentwicklung eines erfolgreichen QM-Konzepts gelingen kann, verraten wir hier in neun praktischen Tipps.

QM in Arztpraxen ist gesetzlich vorgeschrieben

Ärzte, Psychotherapeuten und medizinische Versorgungszentren sind seit 2004 nach § 135a des Sozialgesetzbuches dazu verpflichtet, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement (QM) einzuführen und weiterzuentwickeln.1, 2 Die Qualitätsmanagementkommission der Kassenärztlichen Vereinigungen prüft stichprobenartig alle zwei Jahre per Fragebogen die Umsetzung der QM-Vorgaben bei mindestens 2,5 % der niedergelassenen Ärzte und Psychotherapeuten. Bei der Prüfung Anfang 2020 zeigte sich, dass bereits etwa 90 % der befragten Praxisinhaber die Anforderungen der Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses erfüllten.3

So funktioniert ein erfolgreiches QM in der Arztpraxis

QM wird also in den allermeisten Arztpraxen bereits tagtäglich praktiziert. Doch nicht selten gibt es Verbesserungsbedarf. Wir haben wir hier neun praktischen QM-Instrumente zusammengestellt, die Ihnen helfen, die QM-Richtlinien effektiv umzusetzen und die Strukturen in Ihrer Praxis sowie die täglichen Arbeitsabläufe noch weiter zu optimieren.

1. Ermitteln Sie regelmäßig den Status quo:

Mindestens einmal jährlich sollten Sie sich Zeit nehmen, um den Stand des Qualitätsmanagements in Ihrer Praxis kritisch zu überprüfen.2 Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) stellt dafür das anonyme und kostenlose Onlineangebot „Mein PraxisCheck Qualitätsmanagement“ zur Verfügung. Hier können Sie sich in wenigen Minuten einen Überblick darüber verschaffen, welche Anforderungen Sie bereits erfüllen und wo noch Verbesserungsbedarf besteht.

2. Nutzen Sie den PDCA-Zyklus:

PDCA steht für plan – do – act – c Dieser Zyklus dient dem Festlegen und Erreichen von Qualitätszielen und somit der kontinuierlichen Verbesserung der praxisinternen Abläufe und Strukturen (siehe Abbildung 1).1

3. Führen Sie regelmäßige Teambesprechungen durch:

Die QM-Richtlinie fordert regelmäßige, strukturierte Teambesprechungen.2 Diese halten alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand und können dazu genutzt werden, festgelegte Aufgaben im Team klar zu verteilen und Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen.1 Des Weiteren können aufgetretene Fehler, sicherheitsrelevante Ereignisse, Beschwerden und Schäden angesprochen werden. Auch Fallbesprechungen, Unterweisungen, Geräteeinweisungen und Übungen können ein Thema sein.4 Kurz: Ein funktionierendes Qualitätsmanagement ist Teamarbeit.

4. Benennen Sie einen QM-Beauftragten und lassen Sie alle Mitarbeiter an Fortbildungsmaßnahmen teilnehmen:

Der Qualitätsmanagementbeauftragte koordiniert das QM-System und hält alle Unterlagen auf dem aktuellen Stand.1 Eine angemessene Schulung des QM-Beauftragten und des Praxisteams bildet die Grundlage.2, 5

5. Beschreiben Sie Prozesse und Abläufe:

Stimmen Sie ein einheitliches Vorgehen für die Durchführung von in der Regel genau abgrenzbaren Maßnahmen und Aktivitäten in der Arztpraxis, wie zum Beispiel den Ablauf einer Impfung, bis ins Detail ab und halten Sie dies schriftlich fest.2, 4 Die QM-Software für Arztpraxen bietet hier häufig Mustervorlagen.4

6. Befragen Sie Ihre Patienten:

Eine regelmäßige Befragung zur Patientenzufriedenheit kann wertvolle Anregungen für die Verbesserungen des Praxismanagements geben. Es empfiehlt sich, validierte Fragebogen zu verwenden.2, 4 Die KBV bietet kostenlos den Fragebogen zur „Zufriedenheit in der ambulanten Versorgung – Qualität aus Patientenperspektive“ an. Die Befragung kann sowohl elektronisch als auch in Papierform erfolgen.6

7. Führen Sie Checklisten:

Für die Kontrolle einzelner Abläufe sind Checklisten äußerst nützlich. Mit ihrer Hilfe können Sie sicherstellen, dass Arbeiten, die sich wiederholen, immer in vollständiger und vergleichbarer Weise ausgeführt werden.4 Sie können diese Checklisten zum Beispiel für operative Eingriffe verwenden (OP-Checklisten), bewährt hat sich deren Anwendung aber auch bei Überweisungen, Einweisungen ins Krankenhaus oder der Identifikation von Notfallpatienten am Telefon.3 Die QM-Praxissoftware enthält oftmals Musterchecklisten, die Sie an Ihre Praxisgegebenheiten anpassen können.4

8. Führen Sie ein QM-Handbuch:

Das QM-Handbuch – analog oder digital – sollte alle wichtigen Arbeitsanweisungen, Musterdokumente (z. B. Checklisten), Ablaufbeschreibungen, Protokolle, interne Regelungen und Patienteninformationen enthalten, aber dennoch schlank gehalten werden.5 Der QM-Beauftragte steht in der Verantwortung, das QM-Handbuch stets übersichtlich und aktuell zu halten. Es ist nicht verpflichtend, ein QM-Handbuch zu führen. Es hat sich aber unter anderem bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bewährt.3

9. Nutzen Sie ein QM-Verfahren:

Auf dem Markt werden Ihnen verschiedene Qualitätsmanagementsysteme angeboten. Laut einer aktuellen Befragung nutzt etwa die Hälfte der niedergelassenen Ärzte (56 %) die von der KBV und den KVen entwickelten QM-Verfahren (QEP – Qualität und Entwicklung in Praxen®, KPQM, QisA® und qu.no). Eine weitere große Gruppe (30 %) nutzt die auf der Norm EN ISO:9001 basierenden Systeme.3 Wichtig ist, dass das QM-System zu Ihrer Praxisausrichtung und -größe sowie zu Ihrer Arbeitsweise passt. Hier kann es sich lohnen, einige Konzepte anzusehen und wenn möglich gemeinsam im Team eine Entscheidung zu treffen.1, 5

Eine Infobroschüre zum Qualitätsmanagement in der Praxis können Sie bei der KBV herunterladen:

  1. Kassenärztliche Bundesvereinigung. Qualitätsmanagement in der Praxis. Stand November 2015. Online verfügbar unter: http://www.kbv.de/media/sp/PraxisWissen_Qualitaetsmanagement.pdf.
  2. Gemeinsamer Bundesausschuss. Qualitätsmanagement-Richtline vertragsärztliche Versorgung – ÄQM-RL. Stand Dezember 2015. Online verfügbar unter: https://www.g-ba.de/downloads/62-492-1296/QM-RL_2015-12-17_iK-2016-11-16.pdf (abgerufen am 23.10.2020).
  3. Gemeinsamer Bundesausschuss. Bericht zum Umsetzungsstand von Qualitätsmanagement (QM) in der Vertragsärztlichen und Vertragspsychotherapeutischen Versorgung gemäß QM-RL Teil A§7 – Stichprobenerhebung 2019 (April 2020). Online verfügbar unter: https://www.g-ba.de/downloads/17-98-5017/2020-09-17_Bericht-2019-KBV.pdf (abgerufen am 22.10.2020).
  4. Kassenärztlicher Bundesausschuss (KBV). QM-Instrumente (2020). Online verfügbar unter: https://www.kbv.de/html/1856.php (abgerufen am 23.10.2020).
  5. Ärztliches Zentrum für Qualität in der Medizin. 4 Eckpunkte des Qualitätsmanagements in der Praxis (2020). Online verfügbar unter: http://www.aezq.de/aezq/kompendium_q-m-a/4-eckpunkte-des-qualitaetsmanagements-in-der-praxis (abgerufen am 23.10.2020).
  6. Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV). Patientenbefragungen (Qualitätsmanagement) (2020). Online verfügbar unter: https://www.kbv.de/html/6332.php (abgerufen am 23.10.2020).

Letzte Anpassungen: 03.11.2020

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