29.04.2016

Wie Sie ein QM-System aufbauen, das Sie unterstützt

Lästige Zusatzaufgabe oder Entlastung durch optimierte Abläufe? Beim Thema Qualitäts­management (QM) scheiden sich die Geister.

Das Ziel eines erfolgreichen QM-Konzepts ist es, Praxisabläufe zu verbessern, um die Qualität Ihrer Arbeit auf hohem Niveau sicher­zustellen. Damit Ihnen das gelingt, geben wir Ihnen hier sieben praktische Tipps.

Qualitätsmanagement_Daiichi

Ihr Weg zum erfolgreichen Qualitätsmanagement (modifiziert nach KBV „Qualitätsmanagement in der Praxis“1)

Ärzte, Psychotherapeuten und medizinische Versorgungszentren (MVZs) sind seit 2004 nach § 135a des Sozialgesetzbuches dazu verpflichtet, ein einrichtungsinternes Qualitäts­management (QM) einzuführen und weiterzuentwickeln.1 Bei einer Stichprobe im Jahr 2014 hatten bereits etwa 80 % der Praxisinhaber die Anforderungen der Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) erfüllt.1 Doch erfolgreiches Qualitätsmanage­ment lebt von kontinuierlicher Überprüfung und Weiterentwicklung. Die QM-Richtlinie sieht deshalb vor, dass jährlich eine Selbstbewertung durchgeführt wird, um Schwachstellen zu identifizieren.2 Mit folgenden Tipps möchten wir Sie dabei unterstützen, das Qualitäts­management in Ihrer Praxis weiter zu optimieren:

Stehen Sie selbst hinter Ihrem Konzept

Auch wenn Ihnen QM zunächst überflüssig erscheint – versuchen Sie den Nutzen darin zu sehen und Ihre Vorbehalte dagegen zu überwinden.3

Ihr Praxisteam wird Sie mit größerer Motivation dabei unterstützen, die verein­barten Maßnahmen umzusetzen, wenn es merkt, dass Sie voll und ganz dahinterstehen.1

Defizite aufdecken

Mindestens einmal jährlich sollten Sie sich Zeit nehmen, um den Stand des Qualitätsmanagements in Ihrer Praxis kritisch zu überprüfen.2

Die Kassen­ärztliche Bundesvereinigung (KBV) stellt Ihnen dazu einen Selbstbewertungs­bogen zur Verfügung. Dieser beinhaltet alle Grundelemente und Instrumente der QM-Richtlinie in praxisnah formulierten Aussagen. So können Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Anforderungen Sie bereits erfüllen und wo noch Verbesserungsbedarf besteht.3

Hier gelangen Sie zur QM-Standortbestimmung der KBV

Zeit- und Maßnahmenplan ausarbeiten und umsetzen

Wenn Sie festgelegt haben, an welchen Stellen Sie das QM in Ihrer Praxis verbessern wollen, können Sie dazu übergehen, konkrete Ziele und Aufgaben zu formulieren. Zusammen mit Ihrem Team sollten Sie nun einen Maßnahmen­plan ausarbeiten, der festlegt, wer welche Aufgaben übernimmt. Klare Zeit­vorgaben helfen dabei, die gesteckten Ziele zu erreichen.1

Planen Sie auch ausreichende Arbeitszeitfenster ein, in denen Sie und Ihre Mitarbeiter sich dem Projekt „Qualitätsmanagement“ widmen können. Denn wenn Ihr Team dafür Mehrarbeit aufwenden muss, wird die Motivation nicht lange anhalten.3

Schulung für die QM-Beauftragte

Es empfiehlt sich, eine Mitarbeiterin zur Qualitätsmanagementbeauftragten zu ernennen, die das QM-System koordiniert und alle Unterlagen auf dem aktuellen Stand hält. Versuchen Sie, eine geeignete Mitarbeiterin zu finden, die mit den Abläufen in Ihrer Praxis bereits gut vertraut ist und die ein gewisses Organisationstalent besitzt. Damit die QM-Beauftragte ihre Aufgaben kompetent wahrnehmen kann, kann es zudem sinnvoll sein, in eine Fortbildung zu investieren, in der die relevanten QM-Instrumente und -Methoden vermittelt werden.1

Ein passendes QM-System finden

Auf dem Markt werden Ihnen verschiedene Qualitätsmanagementsysteme angeboten. Am häufigsten wird in kleinen und mittleren ärztlichen Praxen das von der KBV und den Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) entwickelte QM-System QE ® (Qualität und Entwicklung in Praxen ®) eingesetzt.4. Wichtigster Baustein des QEP ®-Systems ist der Qualitätszielkatalog, der die Qualitätsziele beschreibt und Anregungen gibt. Das QEP-Manual® auf CD-ROM unterstützt Sie mit praktischen Tipps und Musterdokumenten bei der Ausführung. Auch das KTQ-Verfahren (KTQ = Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen) oder das KPQM (KV Praxis Qualitätsmanage­ment), das QM-System der KV Westfalen-Lippe, wurden speziell für Arztpraxen entwickelt.5 Wichtig ist, dass das QM-System zu Ihrer Praxisausrichtung und -größe sowie zu Ihrer Arbeitsweise passt. Hier kann es sich lohnen, einige Konzepte anzusehen und wenn möglich gemeinsam im Team eine Entscheidung zu treffen.6

Klare Verantwortlichkeiten festlegen

Ein funktionierendes Qualitätsmanagement ist Teamarbeit. Wichtig ist, die festgelegten Aufgaben im Team klar zu verteilen und Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen. Wenn alle Mitarbeiter wissen, wer für was zuständig ist, spart das Zeit und es gibt überdies Sicherheit. Regelmäßige Teambesprech­ungen halten alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand.1

QM-Handbuch schlank halten

Im QM-Handbuch werden die QM-bezogenen Dokumente festgehalten. Doch es sollte nicht nur ein undurchschaubarer Ablageort sein, sondern ein Organisationshandbuch, mit dem im Praxisalltag gearbeitet wird.3 Die dort abgelegten Prozess- und Ablaufbeschreibungen sollen es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, einheitliche Arbeitsabläufe durchzuführen. Deshalb sollten Sie Ihr Organisationshandbuch in verständlicher und einfacher Sprache verfassen – möglichst auch in Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern.6 Geben Sie dem QM-Handbuch eine klare Struktur und überlegen Sie, welche Dokumente wirklich abgeheftet werden müssen.

Eine Infobroschüre zum Qualitätsmanagement in der Praxis

Quellen:

  1. Kassenärztliche Bundesvereinigung. Qualitätsmanagement in der Praxis. Stand November 2015. Online verfügbar unter: http://www.kbv.de/media/sp/PraxisWissen_Qualitaetsmanagement.pdf
  2. Gemeinsamer Bundesausschuss. Qualitätsmanagement-Richtline vertragsärztliche Versorgung – ÄQM-RL. Stand November 2015. Online verfügbar unter: https://www.g-ba.de/downloads/62-492-1087/AEQM-RL_2015-11-27_iK-2015-12-10.pdf
  3. Höhl R. Qualitätsmanagement in der Arztpraxis: Was wird von den Praxen gefordert? Medical Tribune 2011: http://www.medical-tribune.de/home/praxis-und-geld/praxisfuehrung/artikeldetail/qualitaetsmanagement-in-der-arztpraxis-was-wird-von-den-praxen-gefordert.html
  4. Stiftung Gesundheit. Qualitätsmanagement, Patientensicherheit und Hygiene in der ärztlichen Praxis 2012. Online verfügbar unter: https://www.stiftung-gesundheit.de/pdf/studien/Studie_QM-Sicherheit-2012-Schwerpunkt-Hygiene_Kurzfassung.pdf
  5. Kassenärztliche Vereinigung Hamburg. http://www.kvhh.net/kvhh/pages/index/p/342, abgerufen am 03.03.2016.
  6. Ärztliches Zentrum für Qualität in der Medizin. http://www.aezq.de/aezq/kompendium_q-m-a/4-eckpunkte-des-qualitaetsmanagements-in-der-praxis, abgerufen am 03.03.2016.