Lästige Pflichtübung oder willkommene Chance? Nutzen Sie die jährlichen Mitarbeitergespräche dazu, die Abläufe in der Arztpraxis nachhaltig zu verbessern.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Die Motivation von Mitarbeitern ist eines der wichtigsten Ziele der Jahresgespräche.1, 2
  • Eine gute Vorbereitung, eine strukturierte Gesprächsführung und die Protokollierung der wesentlichen Inhalte können dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen.1, 2
  • Finden Sie im Gespräch ein Gleichgewicht aus Lob und Kritik.1 Geben Sie Ihre persönliche Wahrnehmung anhand konkreter Beispiele wieder. So vermeiden Sie, dass sich Ihr Gegenüber persönlich angegriffen fühlt.1

Checkliste für eine strukturierte Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch.1, 2 Eine schriftliche Vorlage zum Gesprächsablauf kann sich dabei als sehr hilfreich erweisen. Sie sollte die wesentlichen Fragen enthalten, die Sie während des Gesprächs gerne klären möchten. Diese Vorlage sollten Sie zudem einige Wochen vor dem Termin auch Ihrem Mitarbeiter geben, damit er sich auf das Gespräch vorbereiten und eventuell zusätzliche Gesprächspunkte vorschlagen kann. Eine mögliche Checkliste für die Vorbereitung auf das Jahresgespräch finden Sie in der Anlage des Leitfadens für Jahresgespräche der Freien Universität Berlin.2

Der Aufbau des Jahresgesprächs

Hilfreich ist es, wenn Sie das Gespräch in drei Abschnitte gliedern:2

  1. Arbeitsaufgaben und Organisation: Im ersten Abschnitt können Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter auf das vergangene Jahr zurückblicken:
    • War und ist das Aufgabengebiet des Mitarbeiters klar definiert?
    • Sind Aufgaben hinzugekommen oder weggefallen?
    • Besteht Zufriedenheit bezüglich des Aufgabengebietes?
    • Wie wird das Arbeitsklima bewertet? Falls Sie im vergangenen Jahr bereits ein Jahresgespräch geführt haben, können Sie jetzt gemeinsam eruieren, ob die zu diesem Zeitpunkt gesetzten Ziele inzwischen erfüllt wurden.
  2. Zusammenarbeit und Führung: Das Jahresgespräch sollte nicht einseitig die Arbeit des Mitarbeiters beleuchten. Es sollte auch dazu dienen, von den Mitarbeitern eine Rückmeldung zu Ihrem Führungsstil zu erhalten. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Probleme offen anzusprechen. Gemeinsam können Sie darüber diskutieren, ob Anpassungen in der Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Angestellten notwendig sind.
  3. Personalentwicklung: Abschließend sollten Sie die weitere Entwicklung im kommenden Jahr ansprechen:
    • In welchen Bereichen kann sich der Angestellte noch weiterentwickeln? Dabei kann es sinnvoll sein, dem Mitarbeiter zur persönlichen Weiterentwicklung geeignete Fortbildungen anzubieten.
    • Zielvereinbarungen: Halten Sie im Gesprächsprotokoll realistisch erreichbare Ziele für beide Parteien fest. Diese sollten möglichst konkret formuliert und gut messbar sein. Ein Beispiel: Der Satz „Ich möchte, dass Sie etwas freundlicher zu den Patienten sind“ kann zwar ein guter Hinweis im Laufe des Gesprächs sein, als Ziel ist diese Vorgabe jedoch zu ungenau. Eine Alternative könnte zum Beispiel die Bewertung der Freundlichkeit durch die Patienten anhand ausliegender Zufriedenheitsfragebogen mit Notensystem sein.

Den Inhalt des Mitarbeitergesprächs sollten Sie möglichst schriftlich festhalten.2 Am Ende des Gesprächs können beide Parteien jeweils eine Kopie des Protokolls erhalten und unterschreiben. So können sich beide im Verlauf des Jahres auf die schriftlich vereinbarten Ziele und Regelungen berufen. Das Protokoll sollte von beiden Seiten vertraulich behandelt werden.

Empfehlungen für den Gesprächston

Eine ruhige und gute Atmosphäre ist wichtig, damit ein ehrlicher und offener Austausch stattfinden kann.1 Beachten Sie dabei am besten folgende Tipps:

  • Ein lockerer Einstieg kann helfen, eine positive Stimmung zu erzeugen. So ist es für alle Seiten einfacher, konstruktiv mit Kritik umzugehen.1
  • Im Gesprächsverlauf sollte der Ton immer ernsthaft und sachlich bleiben.2
  • Achten Sie zudem darauf, dass auch Ihr Mitarbeiter zu Wort kommt und unterbrechen Sie ihn nicht, wenn er spricht.2
  • Seien Sie geduldig und nehmen Sie Ihr Gegenüber ernst.2
  • Formulieren Sie Ziele eindeutig: Sprechen Sie nicht nur an, was Ihnen nicht gefällt, sondern formulieren Sie klar, was Sie konkret erwarten.2
  • Teilen Sie Ihre persönliche Wahrnehmung mit. Sätze wie „Ich empfinde das so und so“ oder „Auf mich macht das folgenden Eindruck“ ermöglichen ein konstruktives Gespräch, ohne dass sich eine Partei persönlich angegriffen fühlt.1

Eine positive Grundhaltung kann sehr zum Gelingen des Mitarbeitergesprächs beitragen. Dann kann es für beide Seiten eine große Bereicherung sein und langfristig das Arbeitsklima, die Arbeitszufriedenheit und die Arbeitsleistung aller Beteiligten verbessern.1

Quellen:

  1. Mai J. Mitarbeitergespräch führen: Leitfaden, Tipps und Checklisten. Karrierebibel.de (2020). Online verfügbar unter: https://karrierebibel.de/mitarbeitergesprach/#Mitarbeitergespraech-Checkliste-Leitfaden-fuer-Fuehrungskraefte (abgerufen am 27.05.2020).
  2. Freie Universität Berlin. Leitfaden für die Durchführung von Jahresgesprächen an der Freien Universität Berlin (2011). Online verfügbar unter http://www.fu-berlin.de/sites/fundament-gesundheit/Dokumente_und_Bilder/Leitfaden_Jahresgespraeche.pdf (abgerufen am 27.05.2020).

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